Términos de Uso

1. Objeto y ámbito de aplicación

Los presentes Términos de Uso (en adelante, «Términos») regulan el acceso y la utilización de la plataforma Pepys (en adelante, «la Plataforma» o «el Servicio»), accesible a través de https://pepys.app y sus subdominios, así como de la API backend asociada alojada en Railway.

Estos Términos constituyen un contrato legalmente vinculante entre CRONUTS DIGITAL, S.L. (en adelante, «el Prestador») y el usuario que accede o utiliza el Servicio (en adelante, «el Usuario»), con independencia del plan de suscripción contratado.

Quedan excluidos del ámbito subjetivo de aplicación de estos Términos los consumidores finales (personas físicas que actúan al margen de su actividad profesional), dado que Pepys es un servicio exclusivamente dirigido a profesionales sanitarios que actúan en el ejercicio de su actividad odontológica.

2. Identificación del prestador

3. Definiciones

A los efectos de los presentes Términos, se entenderá por:

• «Servicio» o «Plataforma»: la aplicación web Pepys, incluyendo todas sus funcionalidades, API, infraestructura técnica y comunicaciones electrónicas derivadas del uso.
• «Usuario»: el profesional sanitario (odontólogo, estomatólogo o personal de clínica dental) o la entidad clínica que accede a la Plataforma mediante registro previo y acepta estos Términos.
• «Cuenta»: el espacio personalizado creado por el Usuario, accesible mediante credenciales de identificación.
• «Consulta»: cada registro generado en la Plataforma a partir de un archivo de audio, que comprende la transcripción y la historia clínica estructurada resultantes.
• «Historia clínica estructurada»: documento generado por IA a partir de la transcripción, que incluye motivo de consulta, exploración, diagnóstico presuntivo, plan de tratamiento y seguimiento.
• «Minutos de transcripción»: unidad de medida del uso del Servicio, equivalente a un minuto de audio procesado.
• «Datos de pacientes»: cualquier dato personal relativo a los pacientes del Usuario procesado a través de la Plataforma, incluidos los datos de salud (art. 4.15 RGPD).
• «Plan de suscripción»: cada modalidad de acceso al Servicio, con sus condiciones de uso, límites de minutos y precio.
• «Período de prueba» o «Trial»: período inicial de siete (7) días naturales de acceso gratuito con las limitaciones de la cláusula 6.
• «Contenido del Usuario»: archivos de audio, transcripciones, historias clínicas, datos y cualquier otro material que el Usuario cargue o genere en la Plataforma.

4. Acceso y registro

4.1 Requisitos de acceso

• Ser mayor de 18 años.
• Ser un profesional sanitario habilitado para el ejercicio de la odontología o estomatología en España, o actuar en nombre de una entidad clínica legalmente constituida en España o en cualquier Estado miembro de la UE.
• Completar el proceso de registro facilitando información veraz, exacta y actualizada.
• Aceptar expresamente los presentes Términos y la Política de Privacidad.

4.2 Registro y seguridad de la cuenta

El Usuario se compromete a:

• Facilitar datos de registro veraces, completos y actualizados.
• Mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso, asumiendo plena responsabilidad por cualquier uso no autorizado.
• Notificar inmediatamente al Prestador cualquier acceso no autorizado o brecha de seguridad a través de legal@pepys.com.
• No transferir, ceder ni compartir las credenciales de acceso con terceros.

Cada cuenta es personal e intransferible. Las cuentas contratadas por una entidad clínica podrán ser utilizadas por los miembros del equipo sanitario expresamente autorizados, respondiendo el titular solidariamente del uso que estos hagan.

5. Descripción del servicio

Pepys es una plataforma de software como servicio (SaaS) que proporciona a los profesionales odontológicos las siguientes funcionalidades:

• Transcripción automática de consultas: conversión de audio en texto mediante la API Whisper de OpenAI.
• Generación de historia clínica estructurada: producción automática de documento clínico mediante la API Claude de Anthropic.
• Gestión de consultas y pacientes: almacenamiento, consulta y organización del historial por paciente.
• Portal de gestión de la suscripción: acceso al portal de Stripe para gestionar, modificar y cancelar la suscripción.

6. Planes de suscripción y precios

6.1 Período de prueba gratuito (Trial)

Todo nuevo Usuario dispondrá de un período de prueba gratuito de siete (7) días naturales desde el registro, con un límite de 30 minutos de transcripción. Transcurrido dicho período sin contratación de un plan de pago, el acceso a las funcionalidades de transcripción quedará suspendido. El Usuario podrá seguir accediendo a las consultas y datos previamente almacenados durante 30 días naturales adicionales.

El período de prueba solo puede disfrutarse una única vez por cada dirección de correo electrónico y por cada persona física o jurídica. La creación de múltiples cuentas con el propósito de obtener trials adicionales constituye uso fraudulento y faculta al Prestador para dar de baja todas las cuentas implicadas.

6.2 Planes de pago

Los precios están expresados en euros y no incluyen el IVA aplicable, que se añadirá en el momento de la facturación conforme al tipo vigente.

6.3 Minutos adicionales en el plan Clínica Pro

En el plan Clínica Pro, el consumo que supere los 2.500 minutos mensuales incluidos se facturará automáticamente a €2,90 por hora adicional (€0,048/min) mediante el sistema de facturación por uso (metered billing) de Stripe. El importe se incluirá en la factura del siguiente período. El Usuario podrá consultar el consumo en tiempo real desde el panel de control.

6.4 Modificación de los planes de suscripción

El Prestador podrá modificar los planes, sus características y precios. Cualquier modificación que afecte al plan contratado por un Usuario activo será comunicada con un preaviso mínimo de 30 días naturales. Durante dicho plazo, el Usuario podrá cancelar sin coste si no está de acuerdo.

7. Condiciones de pago y facturación

7.1 Procesamiento de pagos

Los pagos son procesados a través de Stripe (PCI DSS Level 1). CRONUTS DIGITAL, S.L. no almacena en ningún momento los datos de tarjeta del Usuario.

7.2 Ciclo de facturación

La suscripción se renueva automáticamente cada mes en la fecha aniversario del alta. El cargo se realiza al inicio de cada período. En el plan Clínica Pro, los cargos por minutos adicionales del período anterior se incluyen en la factura del nuevo período.

7.3 Fallo en el pago

Si el cargo no pudiera procesarse, el Prestador notificará al Usuario y realizará hasta tres (3) intentos adicionales conforme a la política de reintentos de Stripe. Si todos fallaran, el acceso a las funcionalidades de transcripción podrá quedar suspendido. Los datos almacenados no serán eliminados durante la suspensión.

7.4 Impuestos

El Usuario es responsable del pago de todos los impuestos aplicables. CRONUTS DIGITAL, S.L. aplicará el IVA correspondiente conforme a la normativa vigente.

8. Política de cancelación y reembolso

8.1 Cancelación por el Usuario

El Usuario puede cancelar su suscripción en cualquier momento desde el portal de Stripe accesible desde su perfil. La cancelación surtirá efecto al término del período mensual en curso, manteniéndose el acceso hasta dicha fecha sin cargo adicional.

8.2 Ausencia de derecho de desistimiento

De conformidad con el artículo 103.a) del Real Decreto Legislativo 1/2007 (TRLGDCU), el derecho de desistimiento no resulta de aplicación, dado que Pepys es un servicio dirigido exclusivamente a profesionales que actúan en el ejercicio de su actividad.

8.3 Política de reembolso

Con carácter general, los importes abonados no son reembolsables, salvo en:

• Facturación errónea atribuible exclusivamente al Prestador, con reembolso del exceso en máximo 14 días hábiles.
• Interrupción del Servicio imputable al Prestador durante más de 72 horas consecutivas en un mismo período mensual, con compensación proporcional al tiempo de interrupción.

Las solicitudes deberán dirigirse a legal@pepys.com en un plazo máximo de 30 días naturales desde el hecho que las origina, con descripción detallada y documentación acreditativa.

9. Obligaciones y responsabilidades del Usuario

9.1 Uso conforme a los presentes Términos

El Usuario se obliga a:

• No utilizar la Plataforma para fines distintos de los previstos en la cláusula 5.
• No intentar accesos no autorizados a sistemas, redes o datos ajenos.
• No realizar ingeniería inversa, descompilar, desensamblar ni intentar obtener el código fuente.
• No reproducir, distribuir, modificar, crear obras derivadas ni explotar comercialmente la Plataforma sin autorización.
• No cargar archivos con virus, malware o código malicioso.
• No realizar acciones que sobrecarguen, dañen o deterioren los servidores (DoS).
• No introducir datos de pacientes sin disponer previamente de la base jurídica habilitante.
• No ceder, sublicenciar ni transferir a terceros los derechos de acceso.

9.2 Exactitud del contenido generado

El Usuario reconoce que los contenidos generados por IA pueden contener errores, omisiones o imprecisiones, y asume la responsabilidad exclusiva de:

• Revisar y validar toda transcripción e historia clínica antes de su incorporación a la documentación oficial del paciente.
• Corregir cualquier error o inexactitud detectado.
• No incorporar directamente, sin revisión previa, ningún contenido generado por la Plataforma a la historia clínica oficial ni a documentos médico-legales.

10. Uso conforme a la normativa sanitaria

El Usuario, en su condición de profesional sanitario responsable del tratamiento de los datos de sus pacientes, declara y garantiza que:

• Cuenta con la habilitación legal para el ejercicio de la odontología o estomatología en España o en el Estado miembro de la UE en el que ejerza.
• Ha obtenido el consentimiento informado del paciente para la grabación y el procesamiento mediante herramientas digitales de terceros, incluida la IA, conforme al art. 7 RGPD y art. 8 Ley 41/2002.
• Cumple con las obligaciones de custodia, conservación y confidencialidad de la historia clínica (Ley 41/2002 y normativa autonómica).
• Cumple con las obligaciones derivadas de su condición de responsable del tratamiento de datos de salud (RGPD y LOPDGDD).
• Mantiene actualizados los documentos de información a pacientes y los formularios de consentimiento informado para reflejar el uso de Pepys.

El incumplimiento de cualquiera de las obligaciones de esta cláusula es causa de resolución inmediata del contrato y podrá generar responsabilidad del Usuario frente a sus pacientes, autoridades regulatorias y frente al Prestador.

11. Propiedad intelectual e industrial

11.1 Propiedad del Prestador

La Plataforma Pepys (código, arquitectura, diseño, interfaz, logotipos, marcas, algoritmos, prompts, documentación) es propiedad exclusiva de CRONUTS DIGITAL, S.L. o de sus licenciantes, y está protegida por las leyes españolas e internacionales (TRLPI RDL 1/1996 y Ley 17/2001 de Marcas).

Estos Términos no confieren al Usuario ningún derecho de propiedad sobre la Plataforma, sino una licencia de uso personal, no exclusiva, intransferible, revocable y limitada al acceso durante la vigencia de la suscripción, para los fines de la cláusula 5.

11.2 Propiedad del Contenido del Usuario

El Usuario conserva la titularidad y plena propiedad sobre el Contenido del Usuario y sobre las historias clínicas generadas a partir del mismo.

El Usuario otorga al Prestador una licencia limitada, no exclusiva, no sublicenciable y revocable para procesar, almacenar y mostrar el Contenido únicamente en la medida necesaria para la prestación del Servicio. Dicha licencia expira al solicitar la eliminación de los datos o cancelar la cuenta, sin perjuicio de los plazos legales de conservación.

11.3 Prohibición de uso de datos para entrenamiento de modelos de IA

12. Limitación de responsabilidad

12.1 Exclusiones de responsabilidad

En la máxima medida permitida por la legislación aplicable, CRONUTS DIGITAL, S.L. no será responsable de:

• Errores, omisiones o imprecisiones en las transcripciones o historias clínicas generadas por IA.
• Daños derivados del uso o confianza en los contenidos generados sin previa revisión profesional.
• Decisiones clínicas, diagnósticos o tratamientos adoptados con base en el contenido generado.
• Interrupciones por fuerza mayor, fallos de proveedores (Supabase, Railway, OpenAI, Anthropic, Stripe), ataques informáticos o causas ajenas al control razonable del Prestador.
• Pérdida de datos por falta de copia de seguridad por parte del Usuario, sin perjuicio de las copias internas del Prestador.
• Uso indebido por el Usuario o por terceros con sus credenciales.
• Actuación de los proveedores de IA respecto de sus APIs (cambios de modelo, discontinuación, degradación).

12.2 Limitación cuantitativa de responsabilidad

En los supuestos en que CRONUTS DIGITAL, S.L. sea declarada responsable, su responsabilidad total acumulada quedará limitada al importe abonado por el Usuario en concepto de suscripción durante los tres (3) meses inmediatamente anteriores al evento generador del daño.

Esta limitación no se aplica en supuestos de dolo, negligencia grave, muerte o daños personales, ni en aquellos supuestos en que la limitación no sea admisible conforme a la legislación española aplicable.

13. Disponibilidad del servicio y mantenimiento

El Prestador realizará esfuerzos comercialmente razonables para garantizar la disponibilidad 24/7 de la Plataforma. No obstante, no garantiza una disponibilidad del 100%, pudiendo producirse interrupciones por:

• Mantenimiento programado, comunicado con preaviso mínimo de 48 horas, salvo urgencias técnicas.
• Fallos en proveedores de infraestructura (Railway, Supabase) o APIs de IA (OpenAI, Anthropic).
• Fuerza mayor conforme al art. 1105 del Código Civil.

El Prestador publicará en la Plataforma el estado operativo del Servicio y notificará por correo electrónico las incidencias relevantes que afecten a la disponibilidad.

14. Modificación y resolución del contrato

14.1 Modificación de los Términos

El Prestador podrá modificar los Términos en cualquier momento, notificando con un preaviso mínimo de 30 días naturales antes de la entrada en vigor. El uso continuado tras la entrada en vigor implicará la aceptación de los nuevos Términos. El Usuario podrá resolver sin penalización cancelando antes de la fecha de entrada en vigor.

14.2 Resolución por el Usuario

El Usuario puede resolver el contrato en cualquier momento conforme a la cláusula 8.1. Asimismo, podrá solicitar la eliminación de su cuenta y datos asociados desde su perfil o mediante solicitud a legal@pepys.com.

14.3 Resolución por el Prestador

El Prestador podrá resolver el contrato y dar de baja la cuenta en los siguientes supuestos:

• Incumplimiento grave o reiterado de los presentes Términos.
• Uso fraudulento del Servicio (incluida la creación de múltiples cuentas para trials).
• Impago tras agotamiento de los reintentos de la cláusula 7.3.
• Uso del Servicio para fines ilícitos o contrarios al orden público.
• Vulneración de derechos de propiedad intelectual del Prestador o de terceros.
• Suministro de información falsa en el registro.

En supuestos de resolución imputable al Usuario, no procederá reembolso alguno por el período de suscripción ya facturado.

14.4 Efectos de la resolución

Tras la resolución, el acceso quedará desactivado. Los datos del Usuario permanecerán disponibles para descarga durante 30 días naturales tras la baja, transcurridos los cuales serán eliminados de forma permanente, salvo obligación legal de conservación. Se recomienda al Usuario descargar todos sus datos antes de la baja efectiva.

15. Protección de datos personales

El tratamiento de datos personales del Usuario y de los pacientes se rige por la Política de Privacidad de Pepys, que forma parte integrante de los presentes Términos.

Respecto de los datos de pacientes, CRONUTS DIGITAL, S.L. actúa como encargado del tratamiento (art. 28 RGPD), siendo el Usuario el responsable. Las obligaciones de ambas partes se regulan en el DPA de la cláusula siguiente.

16. Acuerdo de Tratamiento de Datos (DPA)

Al aceptar los presentes Términos, el Usuario y CRONUTS DIGITAL, S.L. suscriben el siguiente Acuerdo de Tratamiento de Datos, conforme al art. 28.3 RGPD:

16.1 Objeto del tratamiento

CRONUTS DIGITAL, S.L. tratará los datos de pacientes del Usuario exclusivamente para la prestación de los servicios descritos en la cláusula 5 (transcripción, generación de historia clínica y almacenamiento), por el tiempo estrictamente necesario.

16.2 Obligaciones del encargado (CRONUTS DIGITAL, S.L.)

• Tratar los datos únicamente conforme a las instrucciones documentadas del responsable.
• No tratar los datos para finalidades propias distintas de la prestación del Servicio.
• Garantizar la confidencialidad del personal autorizado.
• Adoptar las medidas de seguridad del art. 32 RGPD.
• Notificar al responsable, sin dilación indebida y en máximo 72 horas, cualquier violación de seguridad.
• Asistir al responsable en las solicitudes de derechos de los interesados.
• Poner a disposición del responsable toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento del art. 28 RGPD.
• Suprimir o devolver todos los datos al finalizar la prestación, salvo obligación legal de conservación.

16.3 Subencargados

El Usuario autoriza expresamente a CRONUTS DIGITAL, S.L. a recurrir a los subencargados identificados en la Política de Privacidad (OpenAI, Anthropic, Supabase, Railway, Resend), sujetos a las mismas obligaciones de protección de datos. Cualquier incorporación o sustitución de subencargados se notificará con al menos 30 días naturales de preaviso.

17. Comunicaciones electrónicas

El Usuario acepta recibir comunicaciones del Prestador por correo electrónico relacionadas con el funcionamiento del Servicio (transaccionales y legales). Estas comunicaciones tienen carácter necesario para la ejecución del contrato y no pueden ser rechazadas mientras la suscripción esté activa.

Las comunicaciones comerciales sobre nuevas funcionalidades, planes o promociones requieren consentimiento previo y expreso, revocable en cualquier momento desde el enlace de baja de cada comunicación o mediante solicitud a legal@pepys.com.

18. Nulidad parcial

Si alguna disposición de los presentes Términos fuera declarada nula, inválida o inaplicable por resolución firme, se tendrá por no puesta, manteniéndose el resto en vigor. Las partes negociarán de buena fe una disposición sustitutiva que se aproxime en la mayor medida posible al efecto económico y jurídico perseguido.

19. Legislación aplicable y jurisdicción

Los presentes Términos se rigen e interpretan conforme a la legislación española, en particular:

• Código Civil (Real Decreto de 24 de julio de 1889).
• Código de Comercio (Real Decreto de 22 de agosto de 1885).
• Ley 34/2002, de 11 de julio (LSSI-CE).
• Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y LO 3/2018 (LOPDGDD).
• Ley 41/2002, de 14 de noviembre, Básica Reguladora de la Autonomía del Paciente.

Para la resolución de cualquier controversia, las partes, con renuncia expresa a cualquier otro fuero, se someten a la jurisdicción exclusiva de los Juzgados y Tribunales de Barcelona, salvo fuero imperativo distinto.

20. Contacto

Para cualquier consulta, reclamación o notificación relativa a estos Términos:

• Correo electrónico: legal@pepys.com
• Dirección postal: CRONUTS DIGITAL, S.L. — C/ Aribau 205, 3.ª planta, 08021 Barcelona, España
• Teléfono: +34 937 961 031
• Horario de atención: lunes a viernes, de 9:00 a 18:00 h (hora peninsular española)

El Prestador acusará recibo en un plazo máximo de 2 días hábiles y dará respuesta en un plazo máximo de 15 días hábiles desde su recepción.